常組織的涵義是：判斷出完成工作所必需的物品并把它與非必需的物品分開(kāi)；將必需品的數(shù)量降低到最低程度并把它放在一個(gè)方便的地方。（在以往貨物供應(yīng)不夠充分的年代，即使是最小的東西，人們也會(huì)將它保留。因?yàn)槿藗冇X(jué)得扔掉它是一種浪費(fèi)。然而今天貨物的供應(yīng)充足、服務(wù)及信息多種多樣，挑揀分類幾乎變成了一種藝術(shù)。）

1、分層管理

常組織的藝術(shù)就是分層管理。分層管理包括先判斷物品的重要性，再減少不必要的積壓物品。同時(shí)，分層管理還可以確保必要的東西就在手頭從而獲得最高的工作效率。

2、“需要”（NEED）與“想要”（WANT）的區(qū)別

許多人混淆了客觀上的“需要”與主觀上的“想要”的概念。我們當(dāng)中的許多人都可能遇到過(guò)這樣的事。例：

你在過(guò)去幾年中收集了約30本雜志并放在柜子里，還宣稱要把這些雜志全部保存起來(lái)以做日后參考。如果別人問(wèn)你：“這30本雜志哪些是你客觀需要的？”你可能會(huì)搖搖頭說(shuō)：“我不知道。”但如果問(wèn)題換成下面一種提法：“在過(guò)去一年里，這30本雜志哪些你從未碰過(guò)？”如果你的答案是25本，我認(rèn)為這很正常。這說(shuō)明：是客觀上必需的物品就應(yīng)弄清需要的數(shù)量，而把其余的物品扔掉。這是管理者作出決定很關(guān)鍵的一步。

以下是一個(gè)根據(jù)廚房物品的使用頻率來(lái)劃分的貯藏方法參考例子。 

迫切性 使用頻率 貯存法 

低 一年少過(guò)一次

一年一次左右

每二到六個(gè)月一次 －丟掉

－貯藏在遠(yuǎn)處 

中 一個(gè)月一次

一個(gè)星期一次 －置放在廚房?jī)?nèi)的一個(gè)固定地點(diǎn) 

高 一天一次

一個(gè)鐘頭一次 －帶在身邊或放在最方便的地方 

3、單一便是最好（ONE IS BEST）

有關(guān)利用該原則的例子包括：一套齊全的文具、只須填寫(xiě)一頁(yè)的表格、一天內(nèi)處理所有文件、一站式服務(wù)和一個(gè)檔案存放處等。特別值得一提的是一天內(nèi)處理所有文件。中國(guó)有一句古話：“今日事今日畢”。

常組織 ：組織零件和文件的存放

　　使用一套工具 

　　儲(chǔ)存一份副本

　　備忘錄不應(yīng)超過(guò)一頁(yè)

　　只開(kāi)一小時(shí)的會(huì)議

一分鐘電話 

　　當(dāng)天內(nèi)處理完畢應(yīng)做的工作

常整頓：定量定置（二常） 

常整頓是研究提高效率方面的學(xué)科。旨在研究你多快就可以取得需要的東西，以及要多久才可以把它儲(chǔ)放好。任意決定東西的存放處并不會(huì)使你的工作速度加快。達(dá)到常整頓有四個(gè)步驟。

簡(jiǎn)單地說(shuō)，餐飲廚房“整理”基本上是將工具、設(shè)備和原料的位置確定下來(lái)，以便在需要用時(shí)能夠盡快找到。以下是一個(gè)有用的方法： 

①進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)分析 

　　用圖表，詳細(xì)列出有關(guān)的活動(dòng)和所面對(duì)的問(wèn)題： 

活動(dòng) 發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題 

1. 肯定物品名 1. 貯存地點(diǎn)不明確 

2. 前往貯存處 2. 距離太遠(yuǎn)

3. 尋找物品 3. 要來(lái)回走動(dòng)

4. 取出物品 4. 重復(fù)性高

5. 放回物品 5. 經(jīng)常忘記

②決定貯存位置 

　　a. 將用不著的東西移開(kāi)

　　b. 決定分類法

　　c. 名稱規(guī)范化 

　　在不造成生產(chǎn)延誤的前題下，盡量減少存貨。 

③決定貯存方法 

　　在決定貯存方法之前，要注意以下幾點(diǎn)：

　　a. 選擇合適的功能貯存法

　　b. 清楚展示對(duì)象/貯存處名稱

　　c. 簡(jiǎn)化取出/貯存的過(guò)程 

　　以工具功能或工作過(guò)程為依據(jù)，名稱和地點(diǎn)都一定要明確，才能確保每個(gè)人都知道甚么東西放在那里，方便索取。 

④?chē)?yán)格導(dǎo)守規(guī)則 

設(shè)計(jì)管制貯存方法，要注意以下幾點(diǎn)：

　　a. 日常存貨管制

　　b. 避免缺貨方法　

——決定最低庫(kù)存水平

　　 ——標(biāo)明有些用品正在訂購(gòu)過(guò)程之中

　　c. 不斷改進(jìn)

　　d. 訓(xùn)練

　　e. 評(píng)估 

要達(dá)到這些目標(biāo)，應(yīng)該堅(jiān)持以下原則。

　　1、如果有人正在使用某東西———標(biāo)明是誰(shuí)正在使用及何時(shí)可以歸還

　　2、遺失：決定有多少遺失

　　3、善于利用通告、海報(bào)和標(biāo)示進(jìn)行內(nèi)部溝通。因?yàn)檫@些東西給人以有秩序的印象，值得特別重視。

常清潔:清潔檢查（三常）

“每人都應(yīng)該清潔地方”，常清潔應(yīng)該由整個(gè)組織所有成員，上至領(lǐng)導(dǎo)下至員工，一起來(lái)完成。澳門(mén)新時(shí)代美食中心的員工時(shí)刻遵守自己的諾言:

“我不會(huì)使東西變臟”

“我不會(huì)隨地倒水”

“我不會(huì)隨處扔掉東西”

“我會(huì)馬上清理”

“我會(huì)把掉下來(lái)的標(biāo)示再貼上”等生活格言。而在辦公室，最好是劃出每人應(yīng)負(fù)責(zé)清潔區(qū)域，規(guī)定清潔時(shí)段。這樣做，分配區(qū)域時(shí)必須絕對(duì)清楚，不能留下沒(méi)有人負(fù)責(zé)的區(qū)域。如果每個(gè)人都不把這樣的警告記在心里，肩負(fù)起各自的責(zé)任時(shí)，你就不能獲得任何好結(jié)果。

3S要通過(guò)不斷細(xì)心檢查與照顧，使酒店的所有對(duì)象保持在最佳狀態(tài)。這里強(qiáng)調(diào)的是：任何污垢或廢物都可能減低效率，帶來(lái)廢品或甚至引起意外，細(xì)心的檢查、例常的清理以及恰當(dāng)?shù)念A(yù)防措施，都是使工作場(chǎng)地保持最佳狀態(tài)的重要條件。

反之:不要只做表面工夫，大家看不見(jiàn)就算。 

3S的精義是：清潔的目的是不檢查。

清理工作可以分為三個(gè)不同的階段。 

一般情況 大清理，找出污物源頭 

個(gè)別情況 清理廠房和所有器材 

詳細(xì)情況 通過(guò)清理與檢查、預(yù)防機(jī)器、夾具和工具出毛病 

表3 

常清潔:清潔那些少注意 到的隱蔽地方

常清潔:經(jīng)常明亮的清掃運(yùn)動(dòng) 

清理工作場(chǎng)所，可分為四個(gè)步驟：

①劃定范圍、分配工作（可用圖表確定每個(gè)人應(yīng)扮演的角色和責(zé)任范圍。）

②根據(jù)地方，根據(jù)器材清理有系統(tǒng)地清理個(gè)別場(chǎng)地和器材，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題，避免情況惡化。 

③執(zhí)行改善措施（不斷尋找途徑，加快清理過(guò)程，重點(diǎn)處理難以清理的地方。）

④建立整潔規(guī)則 （群體協(xié)作，能例常進(jìn)行或每天進(jìn)行。）

常規(guī)范：立法守法（四常）

常規(guī)范就是連續(xù)地、反復(fù)不斷地堅(jiān)持常組織、常整頓和常清潔活動(dòng)。確切而言，常規(guī)范活動(dòng)還包括利用創(chuàng)意和“全面視覺(jué)管理法”從而獲得和堅(jiān)持規(guī)范化的條件以提高辦事效率。

規(guī)范化，包括立法和守法兩方面。無(wú)規(guī)矩，不能成方圓，行之有效的方法，一定要有明文規(guī)定，訂定守則，告示全員，使大家知所依從，才能持之以恒。1S、2S、3S是短期行為，可以一鼓作氣，做出成績(jī)，但這些只是5S的起步。許多企業(yè)在學(xué)習(xí)5S后，進(jìn)行清除、整理、清理后，就沒(méi)有下文了。主要原因是沒(méi)有發(fā)展一套明確的系統(tǒng)，以維持及長(zhǎng)期實(shí)行前面三個(gè)階段的成果。例如制定視度管理規(guī)則，顯示機(jī)器故障，使機(jī)器或任何器材出現(xiàn)故障時(shí)，除了操作員，廠內(nèi)的其它人也能夠覺(jué)察出來(lái)。為了讓每一個(gè)人知道在緊急時(shí)刻如何采取行動(dòng)，應(yīng)該準(zhǔn)備一本詳細(xì)的規(guī)格書(shū)或使用手冊(cè)。 

其方法是：

1、視覺(jué)管理

　　視覺(jué)管理作為一種有效的持續(xù)改進(jìn)手段而格外注目。視覺(jué)管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用在品質(zhì)、安全以及對(duì)顧客的服務(wù)上。色彩管理近來(lái)也引起了人們極大的關(guān)注。色彩管理不僅創(chuàng)造出一些顏色代號(hào)，而且是為了創(chuàng)造出一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范、輕松、愉快的工作環(huán)境。

　　2、透明度

　　常規(guī)范活動(dòng)還應(yīng)考慮的就是透明度。密封的空間永遠(yuǎn)都不會(huì)引起人們的注意，所以往往是雜亂無(wú)章的。最好的辦法就是盡量使用透明度的蓋子。保留一個(gè)檢查窗口。這樣做的目的就是使所有人都知道內(nèi)存是什么東西以及它們的外觀狀態(tài)是好是壞。

3、視覺(jué)監(jiān)察法

　　為了讓人看得見(jiàn)風(fēng)機(jī)吹風(fēng)的方向，許多地方都會(huì)在風(fēng)扇上系上小小的絲帶。有時(shí)，這種方法被稱作“視覺(jué)監(jiān)察法”。

4、故障地圖

　　當(dāng)出現(xiàn)了問(wèn)題時(shí)，你可以把這些問(wèn)題在地圖上表示出來(lái)。例如用大頭針來(lái)表明問(wèn)題、緊急出口、救火設(shè)備和其它的重要地點(diǎn)。地圖應(yīng)掛在人人可以看見(jiàn)的地方。故障地圖也可以用來(lái)顯示不會(huì)出故障的地點(diǎn)和過(guò)程。

5、量化

不斷地進(jìn)行測(cè)量，量化其結(jié)果并對(duì)其結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)工作當(dāng)中的缺陷并方便你防范于未然，這對(duì)員工薪酬的計(jì)算也大有裨益。

常規(guī)范:電線和電話的管理 常規(guī)范:顏色視覺(jué)管理，文件案上加斜線

常自律： 保持維護(hù)（五常）

此處強(qiáng)調(diào)的是創(chuàng)造一個(gè)具有良好習(xí)慣的工作場(chǎng)所。教導(dǎo)每個(gè)人應(yīng)該做事的方式并讓他們付諸實(shí)踐。此過(guò)程有助人們養(yǎng)成制定和遵守規(guī)章制度的習(xí)慣。

麥克格里哥于1960年發(fā)現(xiàn)人們對(duì)待工作的態(tài)度有兩種。根據(jù)他的X理論，他認(rèn)為如果某人討厭自己的工作，他就會(huì)盡一切可能來(lái)逃避工作。相反，根據(jù)他的Y理論，他認(rèn)為如果某人喜歡自己的工作，那么他就會(huì)努力工作以獲得成功。人類的工作動(dòng)機(jī)就是如此。

Ouchi于1981年指出許多成功的日本公司和美國(guó)公司，他們的雇員實(shí)際上把自己就職的公司當(dāng)成了家庭的一部分。

紀(jì)律很重要，不服從紀(jì)律的，要進(jìn)行處罰，這在絕大部份員工也能接受，但最有效的紀(jì)律莫過(guò)于自律。自律性高，必須先提高員工素質(zhì)，即個(gè)人品質(zhì)，才能人人自覺(jué)，保持維護(hù)既定的條規(guī)和程序。 

5S的最大要點(diǎn)是：

發(fā)展全面制度管理，讓員工參與規(guī)格化文件和檢查表的制定工作。